Vacature Secretaris Stichting Samen Tegen Kanker Valkenswaard



De functie:

Als secretaris van de Stichting ben je de verbindende factor binnen het bestuur in al haar facetten. Een mooie allround functie waarbij je ook de afdeling Communicatie en PR ondersteunt. “Het is vrijwilligerswerk maar het is niet vrijwillig”. Het bestuur rekent op jou en op elkaar om dingen voor elkaar te krijgen. We hebben een gezamenlijke doel voor ogen, een kankervrije generatie.

Taken

  • Inplannen vergaderingen (frequentie 1x per maand en in aanloop van een event 1x per 2 weken)

  • Opmaken agenda en voorbereiding van alle stukken voor de vergaderingen

  • Verslaglegging vergadering door middel van verwerken oa actiepunten en besluiten en opmaken van korte verslagen

  • Bijhouden actielijst

  • Beheerder groepsapps

  • Mede beheerder Facebook-pagina

  • Mede beheerder Website

  • Sparringpartner Communicatie en PR

  • Plaatsen van Social Media berichten in samenspraak met Communicatie en PR

  • Beheerder van mailbox samentegenkankervalkenswaard@gmail.com

  • Beheerder van Google Drive omgeving en vastleggen alle stukken

  • Beheerder van het adressenbestand met alle contacten (sponsors, teamcaptains, lopers, eregasten etc.).

  • Contactpersoon van oa Gemeente en De Wedert

  • Opgenomen als secretaris bij Notaris en KVK

  • Deelname in meerdere commissies

  • etc.

  • etc.


Wat zoeken we:

We zoeken iemand die het stralende middelpunt wil zijn en die oog heeft voor details. Iemand die oprechte aandacht kan geven en goed kan luisteren Het is fijn als je een talent hebt om dingen vast te leggen en dat je het leuk vindt om te organiseren. Van administratie wordt je blij en soms mag je mensen achter hun vodden zitten. Investering in tijd: varieert per week/maand.

Persoonlijke note van de huidige secretaris: “Met veel liefde en altijd vanuit mijn hart heb ik de afgelopen jaren de rol als secretaris mogen vervullen”. In mijn nabije omgeving heb ik veel mensen verloren aan deze akelige ziekte. Het bestuur is een warm bad aan mensen die allemaal betrokken en bevlogen zijn. Ik blijf heel graag betrokken als “vrijwilliger” van deze mooie stichting maar draag het stokje als “kartrekker” van het secretariaat graag over.


In het huishoudelijk reglement van de stichting is onderstaande tekst opgenomen:


5. De secretaris

a) Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:

  • De datum en plaats van de vergadering;

  • De aanwezige en afwezige bestuursleden;

  • De verleende volmachten;

  • De genomen besluiten

  • De actiepunten.

Alle bestuursleden zijn in basis zelf verantwoordelijk voor hun te nemen acties en terugkoppeling hiervan.

b) Stelt het inhoudelijke jaarverslag op;


c) Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;


d) Neemt kennis van en behandelt de post en emails, deelt deze met de andere

betrokken bestuursleden; schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post en emails te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;


e) Archiveert alle relevante documenten;


f) Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is of anderszins beschikbaar blijft.


Neem hier contact op.